生コン事業のお客様からのご相談
伝票記入等でかなり負担がかかっているので、どうにか改善したいのですが。
承知しました。いまの運用についてお聞きしてもよろしいですか？
まず、各工場で出庫予定表を手書きしてFAXで本社に送り、その後、本社でExcelに入力しながら情報を追加してプリントアウト、担当者がチェックしたうえで配送指示書を作って、またFAXで業者に送っています。工程がかなり多くて手間なんですよ…
集計と転記作業が多いですね…
その後も、業者ごとに出庫の状況をExcelで集計して、請求書を作成しています。最後にプリントアウトして郵送といった感じです…
どうにか改善する方法はありませんか？
どうにか改善する方法はありませんか？
承知しました。お話いただいた内容を整理し、改善につながる提案をさせていただきます。
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現状の課題
- 手書き・FAX・Excel再入力による二重作業で工数が多い
- 情報伝達が紙とFAX中心で、変更や確認に時間がかかる
- 集計・請求処理が手作業で、正確性とスピードに欠ける
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問題点
- 誤記・転記ミスが発生しやすい
- 最新情報の共有が遅れ、指示の齟齬や請求遅延のリスクがある
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改善要望
- リアルタイムで情報共有できる仕組みづくりを行いたい
- 配送指示から請求までを一元管理したい
その後について伺いました
kintone導入後、業務に変化はありましたか？
工場と本社それぞれからkintoneにデータ入力し、カレンダー表示で追記・確認ができるようになったので、情報伝達の負担は軽くなりました。FAX文書についてもメールで送れるようになったので、時間効率も上がりました。
請求書発行についても改善されましたか？
集計した情報をもとに、kintoneから出力できるようになったので、とても便利になったと感じています。
業務の負担を減らすことができてよかったです。引き続きよろしくお願いします。
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導入した仕組み
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改善点
- 手書き・FAXを廃止し、工場から直接kintoneに入力
- 転記や紙チェックをなくし、確認・付加情報入力を簡単化
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効果
- 入力・伝達のスピード向上と誤記・転記ミスの削減
- 誰でも最新情報をリアルタイムで確認可能に
- 指示から請求までを一元管理し、業務負担を軽減できた